Rédiger un rapport de chantier professionnel
Qu’est-ce qu’un rapport de chantier?
Les rapports de chantier – également appelés compte rendu de chantier, pv de chantier, rapports de visite de chantier, rapport de l’inspection du chantier, rapport d’observation ou rapport d’avancement, – sont utilisés pour documenter et diffuser les observations faites lors des visites régulières du chantier.
Les rapports de chantier documentent généralement des questions telles que:
- Les travaux sont-ils exécutés correctement et dans les délais?
- Qu’est-ce qui, le cas échéant, doit être réparé ou amélioré?
- Quels sont les changements et les travaux supplémentaires nécessaires ?
Bien qu’un simple mail contenant les observations pourrait suffire, la norme dans l’industrie du bâtiment reste le rapport de chantier au format PDF. Ce rapport est de préférence bien structuré, suivant un modèle pré-établi.
Une fois votre visite de chantier et votre rapport sont terminés, vous envoyez des notes à toutes les parties concernées. Vous attribuez généralement des tâches, des délais et une date pour la prochaine visite de chantier.
Dans cet article, nous expliquons en profondeur pourquoi il est important de créer un rapport de chantier professionnel et quels éléments doivent être inclus.
Pourquoi les rapports de chantier sont-ils importants
1. Gardez vos projets en bonne voie
Faire des visites régulières du chantier, et documenter tout ce que vous voyez peut vous aider à repérer les irrégularités dès le début du processus avant qu’elles ne dégénèrent en quelque chose qui devient difficile d’inverser cette évolution et de remédier ainsi à la situation.
2. Une bonne communication pour une situation gagnant-gagnant
Dans un projet de construction, de nombreuses personnes et entreprises sont souvent impliquées. Plus vous travaillez avec de personnes, plus le risque de malentendu ou de mauvaise communication est élevé. Et lié à cela, des erreurs (coûteuses) et des retards frustrants.
Des rapports de chantier structurés, bien organisés et clairs sont la clé d’une bonne communication et d’une collaboration fructueuse.
Une bonne communication et collaboration réduisent les risques et le temps passé sur un projet, augmentant ainsi la rentabilité du projet.
3. Les rapports de chantier vous aident à éviter les erreurs coûteuses ou les réclamations légales
Le rapport de chantier est votre document de référence en cas de désaccord entre les parties concernées. Vous pouvez le voir comme la boîte noire d’un projet de construction. En cas de problème, vous pouvez être sûr que ces documents seront retournés à l’envers pour rechercher la cause du problème.
Voici un exemple:
Lors d’une visite de chantier, le maître d’ouvrage, l’architecte et l’entrepreneur conviennent de changer la couleur initialement choisie des fenêtres coulissantes en aluminium. Le noir était trop noir, alors ils ont choisi l’anthracite. Par la suite, le maître d’ouvrage s’est avéré ne pas être d’accord avec cela et voulait tout de même des fenêtres coulissantes noires. Cependant, l’entrepreneur avait déjà commandé les fenêtres coulissantes anthracite. Une discussion a suivi: “Y avait-il une autre couleur convenue ?”. Heureusement, l’architecte l’avait noté dans le rapport de chantier. C’était donc concluant. Alors… quelle chance pour l’entrepreneur !
Il en va de même pour les réclamations légales. Un document signé avec des problèmes signalés et des images claires peut vous aider beaucoup (!) en cas de désaccord.
Si tout est bien documenté, vous pouvez éviter des procédures juridiques qui entraînent une perte de temps, d’argent et d’énergie.
Comment rédiger un rapport de chantier
Structurez votre rapport
Si un rapport suit une structure claire et connue, il est plus facile pour le cerveau de le traiter. Nous savons où chercher des informations et agir en conséquence.
Essayez d’utiliser les mêmes en-têtes et sous-en-têtes, la même mise en forme à chaque fois pour structurer vos rapports et permettre aux parties concernées de les parcourir facilement et de retirer les informations qui sont importantes pour elles.
Soyez bref et clair
Évitez d’écrire de gros morceaux de texte. Si cela est absolument nécessaire, divisez le texte en paragraphes et ajoutez des titres et des sous-titres significatifs. Cela peut également aider à mettre en évidence des mots ou des phrases importants. Ou mettez en évidence des descriptions nouvelles ou supplémentaires.
Utilisez des photos
De plus; nous l’avons déjà dit plus d’une fois: les images peuvent dire plus de mille mots. Essayez d’utiliser autant de photos que possible et ajoutez des annotations claires, dessinez une flèche ou marquez quelque chose en dessinant un carré ou un cercle autour. Cela peut faire une grande différence!
Les éléments constitutifs d’un bon rapport de chantier:
1. Numéro du rapport
Pour identifier un rapport en tout temps, un identifiant unique est requis.
Généralement, cet identifiant se compose de l’identifiant du projet puis du numéro du rapport, par exemple : projet XYZ-5, qui se traduit par : « rapport de chantier numéro 5 pour le projet XYZ ».
Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport XYZ-5, nous avons affirmé que… ».
2. Titre du rapport
Le titre est court et concis. Il doit immédiatement clarifier le sujet du texte: “Rapport de chantier 5 pour le projet XYZ”.
3. Détails du projet
Le nom du client, l’adresse, une description courte du projet et l’identifiant du projet.
Si quelqu’un reçoit votre rapport, il souhaite savoir immédiatement de quel projet il s’agit, sans avoir à devoir le chercher par lui-même.
Souvent, le rapport est également envoyé au client, et il est poli et bien vu de mettre en évidence son nom ainsi qu’un descriptif du projet au début du rapport.
4. Date et heure
Notez également clairement la date et l’heure de la visite ou de la réunion de chantier dans votre rapport.
5. Etat d’avancement des travaux
Une description générale de l’état d’avancement des travaux, ou toute autre impression d’ensemble.
De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.
6. Conditions météorologiques
En particulier, nos clients des États-Unis ajoutent généralement des conditions météorologiques à l’état d’avancement des travaux.
7. Personnes présentes
Une liste des personnes présentes sur le chantier au moment de la visite.
Idéalement, vous présentez cette liste dans un tableau comprenant toutes les personnes concernées avec leur nom, rôle et coordonnées et indiquant si ces personnes étaient présentes ou non.
Ainsi, vos rapports permettent à chacun de retrouver aisément la liste complète des personnes et entreprises concernées.
8. Liste de distribution
Une liste de personnes qui ont reçu une copie de ce rapport, généralement par e-mail.
9. Statut, progression, and insuffisances des travaux
C’est le cœur du rapport. Ces remarques représentent le statut du projet dans son ensemble et des différentes tâches en cours.
Les observations devraient également mentionner les insuffisances du projet ou les non-conformités. Décrivez-les clairement : quel est le problème, pourquoi est-ce arrivé, et quelles sont les prochaines étapes pour y remédier.
Indiquez toujours qui est responsable pour la remarque : sans assignation, généralement, le problème reste… non-résolu.
Il s’agit souvent d’un ensemble de remarques classées en différentes catégories. Par exemple :
Fondations
– observation 1
– observation 2
Toiture
– observation 1
– observation 2
– observation 3
Ajouter des photos
Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Les photos valent mieux que mille mots. Les photos rendent également votre rapport plus lisible.
Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins sont identifiées dès le premier coup d’œil.
Les photos sont plus faciles à « lire ».
Evitez donc des textes trop longs, et utilisez des photos, des croquis ou des dessins pour transmettre un message à vos lecteurs.
Numérotez vos remarques
N’oubliez pas de numéroter vos remarques. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, 3-7 (septième observation du troisième rapport).
Localisez sur plan
Montrez aux parties concernées où exactement se situe un problème en plaçant des pointeurs numérotés sur le plan. Ou esquissez sur le plan pour plus de clarification.
10. Informations pratiques
Souvent, le rapport de chantier comprend également l’heure et la date de la prochaine réunion, de la visite de chantier ou toute autre information pratique.
11. Non-responsabilité
Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard.
Utilisez le même texte standardisé dans chaque rapport.
Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser :
Avis de non-responsabilité : les inspections effectuées par l’architecte/le maître d’ouvrage dans le cadre de ce contrat ont été faites dans les conditions limitées décrites par les observations sur le chantier dans le document XYZ, Conditions générales du contrat de construction, tel que mentionné dans l’entente passée entre le propriétaire et l’architecte.
L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.
12. Image de marque
Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, coordonnées.
N’en faites pas trop.
Car le rapport doit rester simple, clair et structuré.
Trop de fioritures et de gadgets visuels nuiront à la lisibilité et détourneront du message principal du rapport.
Source : archisnapper
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